Organisaties met weinig tot geen groeivooruitzichten ervaren jaarlijks de druk van meer moeten presteren met minder medewerkers. Door mensen zo goed mogelijk met ICT-hulpmiddelen te ondersteunen, behoeft de motivatie niet onder de krimp te lijden. LTO Noord bouwde een private cloud, waardoor alle medewerkers veilig en overal , op elk moment via moderne communicatie instrumenten de belangen van agrarische ondernemers in negen provincies van Nederland kunnen behartigen.

 Een bedrijf met voornamelijk ambulante medewerkers klinkt een toenemend aantal werkgevers als muziek in de oren. De ontwikkelingen in de ICT-industrie laten niets te wensen over. Althans het aanbod van producten en diensten om mobiele werkplekken te realiseren neemt rechtevenredig toe met het leegstandspercentage op de vastgoedmarkt. De mensen uit de kantoren en de computers erin; de trend is gezet. Of die ingrijpende verandering zich zo vlot te laat realiseren is een ander verhaal. De menselijke weerstand lijkt vooralsnog de grootste barrière te vormen. Maar ook het inregelen van de technologie vergt tijd van experts. De overgang naar een mobiele structuur voor de kantoorautomatisering vraagt om een architectuurvisie die uitstijgt boven de commerciële retoriek van de leveranciers van ICT-producten.

Clemens Tersteeg is hoofd ICT bij LTO Noord, de belangenvereniging voor de ondernemers in de land- en tuinbouw in de negen provincies gelegen boven de rivier de Maas. Gezamenlijk met drie medewerkers ondersteunt Tersteeg de automatisering voor de vereniging met in totaal 350 medewerkers. Die voeren hun werk uit vanuit vijf kantoren, gevestigd in Zwolle, Haarlem, Wageningen, Drachten en Den Haag. Het streven is om de administratieve en dienstverlenende organisatie van LTO Noord niet in menskracht en kantoorruimte te laten groeien. Beiden gaan eerder krimpen en dus wordt er geïnvesteerd in voorzieningen die medewerkers in staat stellen productiever te werken.

In 2010 werd besloten om van de zware PC's op de werkplek over te stappen naar 'thin clients', aangestuurd via Windows Terminal Server. "Daarmee creëerden we een kosteneffectieve oplossing voor een goed beveiligde en beheerde werkplek. De PC's lieten zich ombouwen naar terminals van waaruit de nieuwe Microsoft Office omgeving prima is te gebruiken", aldus Tersteeg. Om medewerkers ook buiten het kantoor toegang tot de centrale bedrijfstoepassingen te bieden, werd een beveiligd portaal ontwikkeld. Begin dit jaar zette LTO Noord een nieuwe stap door de externe ICT-faciliteiten ook binnen de kantoormuren te introduceren.

"we maken een veranderingslag in onze kantooromgeving; in feite worden alle medewerkers ambulant", aldus Tersteeg. "Die overgang kwam voort uit vraag naar digitale vergadermogelijkheden met iPads. Behalve voor internettoegang, plus email en agendafuncties heb je daar in onze kantoorautomatiseringoplossing met bedrijfsapplicaties, bereikbaar via het beveiligde portaal, niet zo veel aan. We hebben dus gewacht tot de komst van specifieke tablets voor de Microsoft-omgeving. Daardoor kunnen onze gebruikers digitaal vergaderen, alsmede tijd en plaatsonafhankelijk werken in de terminalmodus waaraan ze gewend zijn. Je slaat twee vliegen in één klap: de oude PC's kunnen de deur uit en niemand behoeft vanaf de vergaderlocatie terug naar kantoor te komen. Overal waar draadloos internet beschikbaar is, kan een medewerker via het beveiligd portaal zijn werk doen".

Online mobiliteit

De uitrol is afgelopen voorjaar voltooid. Over het functioneren van de techniek is iedereen tevreden. Ruim 90% van de medewerkers van LTO Noord is overgestapt van een werkplek gebonden PC naar een HP ElitePad 900, voorzien van extra's als een docking station met een groot scherm, toetsenbord en muis. Draaiende onder Windows 8 leveren de tablets het beste van twee werelden: interactieve online mobiliteit en ruim voldoende offline capaciteit. Wanneer er geen internetverbinding via wifi voorhanden is, kunnen de medewerkers toegang tot het LTO Noord portaal maken door hun Nokia Windows smartphone te activeren als hotspot. En mocht ook dat niet lukken, dan kunnen ze altijd op locatie hun documenten en berichten off-line aanmaken. Die worden later bij toegang tot het portaal automatisch gesynchroniseerd via SharePoint of via OneDrive .

"Met SharePoint hebben we ervaring opgedaan" aldus Tersteeg en vervolgt: "we gebruiken het hoofdzakelijk voor het delen van informatie met externe partijen, betrokken bij onze projecten. Toch hebben we besloten de verdere ontwikkelingen voorlopig op een lager pitje te zetten. We willen eerst onze nieuwe website 'life' hebben. Die bouwen we op basis van Sitcore. Daarmee kunnen we een gepersonifieerde site maken. Een site dus, die is afgestemd op de individuele wensen van de leden. We kunnen dan minder nieuwsbrieven versturen. In de nieuwe opzet past de site zijn presentatie automatisch aan op het formaat scherm van de smartphone, tablet of PC. Het is de bedoeling om aan de achterkant van die site SharePoi nt in te zetten. De 'bits en bytes' hebben we dan allemaal op hun plaats. Het aan de medewerkers om hun werkgedrag daarop af te stemmen".

De overstap van de kantoorgebonden ICT naar de private cloud heeft LTONoord gemaakt met behulp van de adviezen, alsmede infrastructurele hand- en spandiensten van PK Automatisering in Assen. Deze specialist in het bouwen en beheren van communicatienetwerken beweegt zich nu vooral in de zorg. "De hoge kwaliteitsstandaarden in die sector maakt hen voor ons een aantrekkelijke partner", aldus Tersteeg. "Over en weer profiteren we van elkaars kennis en ervaring. We werken al met ze sedert 1995. Samen verzonnen we de architectuur voor onze ICT-infrastructuur. Daarnaast zorgen zij deels voor de praktische invulling door het leveren van componenten als firewalls, swichtes, routers en de vaste glasvezel verbindingslijnen. Zij bieden de flexibiliteit en snelheid die KPN ons niet kan bieden."

Over de financiële onderbouwing van de cloudtransformatie wil Tersteeg ook nog wel iets kwijt. "Destijds met de overgang naar de Terminal Server heb ik de PC's in feite twee maal door hun afschrijvingsperiode gehaald. Als 'thin clients' konden we er langer mee doorwerken en realiseerden we een uitgestelde investering op hardware van 3 à 5 jaar voor de werkplekken. De vervangingsinvestering voor de tablets en toebehoren ligt op vergelijkbaar niveau met die voor volwaardige werkplek pc's. De business case wordt pas echt interessant bij een andere bezetting van de fysieke werkplekken, waardoor kantoorruimte voor verhuur vrijkomt."

De nieuwe inrichting van de telecommunicatievoorzieningen leverde een nog grotere besparing op. Waar voorheen via dure isdn-lijnen en PAB-centrales, geleased met hoge tarieven op de kantoorlocaties werd getelefoneerd, volstaat nu een 'hosted Voice over IP service'. Tersteeg: "voor telecommunicatie via vaste lijnen verhouden de maandelijkse kosten voor de totale organisatie zich met de tweemaandelijkse kosten voor alleen de locatie Zwolle in de oude situatie. Voor mobiel regelden we een 'flat fee' structuur waarin voor 45 euro per maand per medewerker zij zowel zakelijk als privé gesprekken kunnen voeren en data verzenden. "Veel kosten waren voorheen variabel . Die hebben we nu vast gemaakt".

Opbouw mini datacentrum

De transitie die LTO Noord in zijn ICT-landschap heeft gemaakt, behelst globaal een verhuizing van een KPN Epacity wolk naar een KPN Internet wolk. Aan die overgang is de verdere invulling van de netwerk architectuur opgehangen. De private cloud bevindt zich op de locatie in Zwolle en omvat een mini datacentrum. De aanwezige storage en host CPU's bieden de hardware kracht om met behulp van Citrix X circa 50 virtuele servers onder Windows 2008 versie 2 aan te sturen. Dell moet inmiddels de positie van huisleverancier in de serverruimte delen met Huawei. De Chinezen azen op een sterke positie in het mkb-segment en deden de Zwollenaren een heel aantrekkelijk bod voor servers en storage. Microsoft Remote Desktop Services staat de viermans ICT-organisatie toe om het beheer van de servers op afstand te doen, terwijl Microsoft Terminal Server en Forefront Unified Access Gateway de medewerkers op afstand de bedrijfsapplicaties laat gebruiken. De Java ondersteuning van de onder Windows 8 draaiende HP Elitepad 900 tablets is essentieel voor de toegang tot het portaal met ActiveX controls. Via de zogeheten 'HP Productivity Jacket' laat een tablet zich omvormen tot een laptop met toetsenbord, draadloze muis, USB-poorten en een kaartlezer. Elke medewerker beschikt over een Outlook.com account voor zowel de tablet als de smartphone. Daarmee hebben ze toegang tot de Microsoft store, waardoor systeembeheerders erop mogen vertrouwen dat alleen veilige apps worden gedownload. Verder voorziet Windows 8 standaard in beveiligingsfunctionaliteit (Defender). De gebruikers is geleerd om zo min mogelijk data op de tablets of smartphones te zetten , maar bestanden zoveel mogelijk in de Microsoft cloud (OneDrive) op te slaan. Gaat een device stuk, dan zijn de instellingen en de apps onmiddellijk terug te zetten op het vervangende apparaat.

Meer PK nodig?

Contact

Wij staan voor u klaar om uw organisatie meer vermogen te geven. Laat uw gegevens hier achter en wij nemen zo spoedig mogelijk contact op.